home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / soar1 / soar-3.doc < prev    next >
Text File  |  1987-05-23  |  55KB  |  1,453 lines
  1.                                SOAR USERS GUIDE                               
  2.  
  3.  
  4.                                    SECTION 5
  5.                             BUILDING A CUSTOMER FILE
  6.  
  7.  
  8.         Now that you have setup your system file, SOAR knows where to
  9.         store and fetch the data for the other required files.  At this
  10.         point it is best to add five or ten customers so you can get on
  11.         with exploring the capabilities of SOAR.
  12.  
  13.         From the Main Menu select 4, Customer Maintenance.  SOAR will
  14.         load the customer maintenance program and display the Customer
  15.         Maintenance Menu.  You can see that you have five choices (not
  16.         counting the EXIT choice) and these are fully described in the
  17.         manual.  At this time we want to add customers so select option
  18.         number 1.  A screen will be seen similar to the one below.
  19.  
  20.                                 ADD NEW CUSTOMER
  21.                   XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  22.                   X 1.  Customer ID:                         X
  23.                   X 2.  Name:                                X
  24.                   X 3.  Address:                             X
  25.                   X 4.  Address:                             X
  26.                   X 5.  City:                                X
  27.                   X 6.  State:          7.  ZIP:             X
  28.                   X 8.  Telephone:                           X
  29.                   X 9.  Tax Exempt:                          X
  30.                   X 10. Current Charges:                     X
  31.                   X 11. Current Balance:                     X
  32.                   X 12. Past Due Balance:                    X
  33.                   X 13. Year to Date:                        X
  34.                   X 14. Last Payment Date:                   X
  35.                   X 15. Last Check Number:                   X
  36.                   X 16. Last Check Amount:                   X
  37.                   X 17. Monthly Finance Charge:              X
  38.                   XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  39.                     ESC to EXIT
  40.  
  41.         Start entering your customers and filling in the data described
  42.         in the following sections.  You will be prompted for every
  43.         entry and given an opportunity of making changes before the
  44.         data is saved.
  45.  
  46.  
  47.         5.1 Customer ID:
  48.         The highlighted area is the prompt SOAR is giving you to
  49.         indicate how many characters can be entered as the customer
  50.         identifier.  You may use any combination of up to 12 letters or
  51.         numbers as the ID.  If you already have a system that uses
  52.         numbers to identify customers, then continue to use these
  53.         numbers.  If you are starting fresh, you might want to use the
  54.         customer name as the ID.  For example, SMITH, JONES, AJAX, are
  55.         all valid identifiers.  If you have more than one customer with
  56.         the same name then you can add a suffix to further identify
  57.         them; e.g., SMITH1, SMITH2, and so on.  Complete your entry by
  58.  
  59.  
  60.                                    Page 20                                    
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.                                SOAR USERS GUIDE                               
  68.         
  69.  
  70.  
  71.  
  72.         depressing the ENTER key and SOAR will advance to the next
  73.         field to be entered.  Note: you may exit this program at any
  74.         time by depressing the ESC key.  This is true for all programs
  75.         in SOAR.  Since SOAR is hierarchical, the ESC key can be used
  76.         to climb up from any level to the Main Menu and to the
  77.         operating system.
  78.  
  79.  
  80.         5.2 Customer Address:
  81.         Enter the customer address as you want bills mailed.  If you do
  82.         not need two lines for the address then just depress the ENTER
  83.         key when the second address prompt appears.
  84.  
  85.         Enter the customer city, state and 5-digit ZIP code when
  86.         prompted.  The state need only be entered as the two letter
  87.         abbreviation approved by the U.S. Postal Service.
  88.  
  89.         You may enter the customer's telephone number for reference
  90.         purposes; it will be printed as part of your customer master
  91.         list.
  92.  
  93.  
  94.         5.3 Customer Tax Status:
  95.         Line 9 requires you to enter whether or not the customer will
  96.         have sales tax applied to taxable purchases.  Enter a "Y" if
  97.         the customer is to be exempt from taxes (doesn't pay any) and a
  98.         "N" if the customer is to pay sales tax.  If you happen to live
  99.         in a state that does not have sales tax then enter a "N" since
  100.         you have already entered a 0.00 as the sales tax rate in the
  101.         system file.
  102.  
  103.  
  104.         5.4 Customer Current Financial Status:
  105.         Lines 10 through 13 allow you to enter the present status of
  106.         the customer for billing purposes.  You may change this data at
  107.         a later time if it is not available now.  If you do not wish to
  108.         enter values now, simply depress ENTER at each prompt.
  109.  
  110.         There may be some confusion concerning Current Charges, Current
  111.         Balance and Past Due Balance.  Current Charges are those
  112.         charges incurred since the current billing period began; i.e.,
  113.         since the last End of Billing Period program was run.  Every
  114.         time a charge transaction is entered and posted, this field is
  115.         updated.  Thus, you have instant access to the current charges
  116.         for any customer.
  117.  
  118.         Current Balance is the balance remaining from the previous
  119.         billing period that is not yet past due.  For instance, if
  120.         customer SMITH had $100 in charges last billing period for
  121.         which he was billed, then after End of Billing Period pro-
  122.         cessing his Current Balance would be $100 and his Current
  123.         Charges would be zero.  When End of Billing Period processing
  124.  
  125.  
  126.                                    Page 21                                    
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.                                SOAR USERS GUIDE                               
  134.         
  135.  
  136.  
  137.  
  138.         is run the "old" Present Balance is added to the Past Due
  139.         Balance, the Current Balance is replaced by the Current Charges
  140.         and the Current Charges are set to zero.
  141.  
  142.         SOAR uses the principal that anything billed today is due
  143.         before the next billing period.  If you bill on a monthly basis
  144.         then you expect payment before you bill again.  Therefore, Past
  145.         Due Balance is that which has not been paid since the last
  146.         billing period.  Using SMITH for an example again, assume that
  147.         SMITH had $100 in charges in January and that you billed him on
  148.         February 1st.  When the End of Billing Period processing was
  149.         run after your billing, his Current Charges were set to zero
  150.         and his Present Balance was set to $100.  SMITH did not make
  151.         any payments in February.  Now, after billing on March 1st and
  152.         running End of Billing Period processing the $100 was trans-
  153.         ferred to Past Due Balance.
  154.  
  155.         Now is as good a time as any to discuss how payments are
  156.         handled.  Whenever a payment transaction is entered and posted,
  157.         the amount of the payment is first applied against the Past Due
  158.         Balance.  Any remainder is applied against the Present Balance.
  159.         Should a customer make a payment greater than their balance,
  160.         then their Present Balance would be a negative number to in-
  161.         dicate that they have a credit.
  162.  
  163.         5.5 Customer Last Payment Data:
  164.         Lines 14-16 provide data to show the last payment data for a
  165.         customer.  These fields are updated whenever a payment trans-
  166.         action is posted.  If you do not have this data availabe now,
  167.         just depress ENTER when prompted.
  168.  
  169.         5.6 Customer Monthly Finance Charge:
  170.         SOAR allows each customer to have an individual late charge
  171.         percentage.  Thus, your very good customers that you wish to
  172.         give special treatment can have a monthly finance charge of
  173.         zero.  This value must be entered as a